1. Siklus
Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
- Entri pesanan penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
- Mengambil pesanan dari pelanggan
- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
- Memeriksa ketersediaan persediaan
- Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
- Mengambil dan mengepak pesanan
- Mengirim pesanan tersebut
- Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
- Penagihan ke para pelanggan
- Memelihara data piutang usaha
- Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
- Menangani kiriman uang pelanggan
- Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
2. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
- JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
- Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
- Entri pesanan penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
- Mengambil pesanan dari pelanggan
- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
- Memeriksa ketersediaan persediaan
- Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
- Mengambil dan mengepak pesanan
- Mengirim pesanan tersebut
- Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
- Penagihan ke para pelanggan
- Memelihara data piutang usaha
- Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
- Menangani kiriman uang pelanggan
- Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
2. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
- JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
- Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
BATASAN
DFD
Contoh
gambar DFD dibawah ini :
SIKLUS
PENGELUARAN Dalam DFD
Tujuan
utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian
dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk
menjalankan organisasi
Pembelian
Fungsi
yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian
Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang
Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian
terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena
persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat
melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian
(Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh
bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui,
jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke
bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian
pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk
dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke
bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
Bagian
Penerimaan
Bag.
Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan
menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim
dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka
bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag.
Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian
Hutang Dagang
Bagian
Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan
dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian
Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam
jurnal dan buku besar.
Bagian
Kasir
Setelah
menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag.
Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi
Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan
data
Sama
seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di
ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data,
antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai
PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan
untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara
langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk
bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan
unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya
memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat
beberapa perubahan yang perlu.
Untuk
bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no.
PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file
Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur.
Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat
beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan
awal data
Semua
data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit
untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan
lanjut
Jika
semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka
bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO.
Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang,
disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update
data
Dalam
pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan
kedalam suatu file transaksi.
Untuk
dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data
pada field “barang sedang dipesan”).
Untuk Laporan Penerimaan di update
ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk
menambahkan jumlah persediaan).
