Sistem
Masukan
SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS
Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi,
masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan
atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian
pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan
Tahap pemrosesan masukan :
ü Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber
Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip
secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen
sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti
ü Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan
Data
Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur
pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan
data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut
memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang
masuk ke dalam system pemrosesan
- Masukkan
Data
Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh bagian
pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan
menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ), kemudian disimpan
dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification ).
- Pengeditan
Data Program
Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek
kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan.
Beberapa alasan untuk menggunakan teknik tersebut adalah :
· Kesalahan-kesalahan
masukan yang timbul dengan melewati verifikasi
· Kesalahan
orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.
· Volume
data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system
tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data
masukan.
Sistem-sistem masukan tanpa kertas
Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input
systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi
dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan
dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi
lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan
ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam
masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan
pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan
pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan
dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan
penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan
dalam sistem tanpa kertas.
Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi
Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para
pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer.
Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis
seperti sistem Point-Of-Sale (POS).
Dalam sistem masukan data manual on-line,
para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem
identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan
kode terbaca-mesin.
Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang
melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data
dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.
Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada
saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau
kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan.
Transfer Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi
biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis
terminaldata yang berkaitan.
Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan
Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah
satu aplikasi teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM)
Sistem
Pemrosesan
SISTEM PEMROSESAN BERDASAR-KERTAS
Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk
memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem
pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam
komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini
kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan
batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran
pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan
pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang.
Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi
yang banyak.
Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara
Berurutan
Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch
menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan file induk
dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini :
- · Penyiapan
file transaksi .
- · Pemutakhiran
file induk.
- · Pemutakhiran
buku besar.
-
Penyiapan laporan buku besar
System pemrosesan tanpa-kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch
maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang
disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat
dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas
berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.
Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan
pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah
bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.
Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan
tanpa-kertas
Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah
memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems
(OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula
menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual
sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan
langsung atau pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS
· Inquiry/response
systems,
· Sistem
memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta
informasi
· System
pemrosesan file,
· Sistem
pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan
masukan transaksi –transaksi secara interaktif
Sistem
Keluaran
Sistem keluaran dengan kertas
Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch
dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar.
Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random,
sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari
seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file
piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.
SISTEM KELUARAN TANPA KERTAS
Sistem
Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran.
Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk perusahaan berukuran
sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin
mencakup banyak sekali dokumen / catatan.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek
bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut
telah didistribusikan secara memadai
Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali
dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan
bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register distribusi
keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini
dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit
intern perusahaan.
