Pengendalian diperlukan untuk
mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang
dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu
berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara
signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan
.analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus
transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap
siklus transaksi .
Struktur pengendalian intern suatu
pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin
bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern
mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian, akutansi dan
prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai
pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk
mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah
pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau
keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik
pengendalian yang umum.
Pertimbangan etika harus
diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan
elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk
mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan
tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi
individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.
Analiasis atas struktur
pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa
perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum
yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian
intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian
intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena
analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa
penilaian kelayakan sistem.
A. Kebutuhan
Akan Pengendalian
a. Pengendalian
dan Eksposur
Pengendalian sangat erat
hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial
yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah
risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.
Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian.
Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian
jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi
dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan
bisnis yang umum, antara lain:
·
Biaya-biaya berlebihan
·
Pendapatan menurun
·
Kehilangan Aktiva
·
Akuntansi yang tidak akurat
·
Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
·
Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
·
Kerugian kompetitif
Penipuan dan penggelapan, seperti:
- Kejahatan
kerah putih
- Penipuan
Manajemen
- Pelaporan
keuangan yang keliru
- Kejahatan
perusahaan
b. Tujuan-tujuan
Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi
- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.
Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan
kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan
diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang
berkaitan.
Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai
dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus
diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.
- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.
Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi
sesuai dengan kriteria.
- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.
Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya
diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.
Tujuan-tujuan pengendalian ini di
ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus
mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di
aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan
pengendalian spesifik untuk setiap siklus.
B. Elemen-elemen
Struktur Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern
perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk
menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai.
Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan
pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep
struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung
jawab manajemen dan jaminan yang memadai.
Tanggung Jawab
Manajamen
Meskipun auditor ekstern, auditor
intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur
pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada
manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai harus
di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati
tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari
biayanya.
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu
organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan,
meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur
tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :
- Filosofi
dan gaya operasional manajemen
- Struktur
organisasi
- Fungsi
dewan komisaris dan anggota-anggotanya
- Metode-metode
membebankan otoritas dan tanggung jawab
- Metode-metode
pengendalian manajemen
- Fungsi
audit intern
- Kebijakan
dan praktik-praktik kepegawaian
- Pengaruh
dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi suatu organisasi
terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan,
mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi
organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban
yang berkaitan
c. Prosedur-prosedur pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian merupakan
kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian
dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan
jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian
akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan
pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan
laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan
jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem
aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.
C. Alat
Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Alat pengendalian pemrosesan
transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa
elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem
aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat
pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan
pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan
transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi
individual.
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan
pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :
- Rencana
pengorganisasian pemrosesan transaksi
- Prosedur-prosedur
oprasi umum
- Masalah
pengendalian peralatan
- Pengendalian
peralatan dan akses data
Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :
Ø Rencana pengorganisasian
pemrosesan transaksi
Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya
di lakukan secara terpisah.
Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan
program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas
untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.
Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan
fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.
Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas
penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang
pengolahan data komputer.
Ø Prosedur-prosedur
oprasi umum
Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di
indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu
sama lain.
Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada
program-program dan file-file data.
b.Pengendalian
Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan
untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan
menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar
dalam silus pengolahan data.
c.Pengendalian
Preventif, Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan
dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan
pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi
kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif
digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.
D.Etika Dan
Struktur Pengendalian Intern
a.Etika dan Budaya
Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah
mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis
sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang
mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa
hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap
perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang
mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada
tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika
kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika
perusahaannya.
b.Mengkomunikasikan
Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting
dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian
intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis.
Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan
sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di
pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian
tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa
pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam
oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.
E. Analisi
Struktur Pengendalian Intern
Ananlisis struktur pengedalian
intern mengharuskan adanya pemahaman atas struktur yang di rancang maupun yang
di oprasikan secara akual. Struktur pengendalian intern secara secara rutin
mengumpulkan dan memproses informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas,
pemindahan otoritas, persetujuan, dan verifikasi. Dokomentasi tugas-tugas
pengendalian intern harus di periksa untuk mengevaluasi kelayakan operasi
sistem.
Kelayakan tergantung pada orang
yang mengatur prosedur-prosedur pengendalian intern perancangan struktur
pengendalian intern hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada :
adalah penting untuk melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang
di harapkan.
Sistem Pengendalian
Internal Yang Efektif
Pengendalian Internal adalah perencanaan organisasional dan
semua pengukuran yang berkaitan yang digunakan oleh perusahaan untuk
mengamankan aktiva, menjamin bahwa catatan akuntansi tepat dan dapat dipercaya,
mengembangkan efisiensi operasional,dan mempertahankan keterkaitan dengan
kebijaka kebijakan perusahaan. Pengendalian internal yang
efektif memiliki karakteristik sebagai berikut:
Kompeten, dapat
Dipercaya, dan Beretika
Para Pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk
mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang
tinggi, memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan
baik, dan mengawasi pekerjaan mereka. Perusahaan dapat pula menambah
fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan rotasi dalam
berbagai tugas dan jika seorang pegawai cuti atau sakit, pegawai yang lain
dapat langsung menggantikan tugasnya.
Tugas Pertanggung jawaban
Sebagai contoh, 2 orang pegawai, yaitu treasurer dan
controller melapor masalah pekerjaan kepada Wakil Presiden, Treasurer tersebut
bertanggung jawab atas manajemen kas, dan Controller melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan akuntansi. Di dalam organisasi ini, Controller dapat
bertanggung jawab atas persetujuan bagi faktur-faktur pembayaran, dan treasurer
yang menandatangani berkas-berkas akuntansi. Di bawah Controller ada seorang
akuntan yang mengerjakan pajak pertambahan nilai dan ada akuntan lain yang
mengerjakan pajak penghasilan. Secara keseluruhan, semua tugas telah
didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang
bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.
Pemberian Kuasa yang
Tepat
Setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan
pemberian kuasa yang tepat. Misalnya, manajer atau asisten manajer toko eceran
harus memberikan persetujuan untuk cek pelanggan yang melebihi jumlah tertentu
yang telah ditetapkan.
Pembagian Tugas
Manajemen yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban atas
transaksi pada satu atau beberapa orang atau departemen. Pembagian tugas akan
membatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan juga memberikan ketepatan
catatan akuntansi. Komponen penting dari sistem pengendalian internal ini dapat
dibagi menjadi:
- Pemisahan
antara tugas operasional dengan akuntansi.
- Pemisahan
antara penanggungjawab aktiva dengan akuntansi.
- Pemisahan
antara pemberian kuasa atas transaksi dengan penanggungjawab aktiva yang
bersangkutan.
- Pemisahan
tugas kewajiban di dalam fungsi akuntansi.
Audit Internal dan
Eksternal
Audit dapat dilakukan secara internak atau eksternal. Dalam
beberapa organisasi, auditor intern langsung melapor kepada Wakil Direktur.
Sepanjang tahun mereka akan mengaudit beberapa segmen dari organisasi. Para
auditor ekstern sepenuhnya berada di luar perusahaan. Kedua kelompok auditor
tersebut saling berdiri sendiri dari operasi perusahaan yang diperiksanya, dan
tinjauan mereka terhadap pengendalian internal seringkali sama.
Dokumen dan Catatan
Dokumen dan catatan sangat beragam, mulai dari dokumen
sumber seperti faktur penjualan dan order pembelian hingga jurnal khusus dan
buku besar pembantu. Dokumen tersebut harus diberi nomor. Hilangnya urutan pada
nomor tersebut akan menunjukkan adanya dokumen yang hilang.
Elektronik dan
Pengendalian Lainnya
Perusahaan menggunakan alat-alat elektronik untuk memenuhi
kebutuhan mereka dalam melakukan pengawasan terhadap aktiva dan operasinya
karena setiap perusahaan dapat mengambil langkah-langkah sendiri untuk
mengatasi aktiva dan pencatatan mereka.
Batasan Pengendalian
Internal
Suatu sistem pengendalian internal yang sangat kompleks
dapat menyulitkan. Efisiensi dan pengendalian tersebut tidak membantu dan malah
akan menyusahkan. Makin rumit sistem pengendalian tersebut, makin banyak
menyita waktu dan uang. Oleh karena itu,para manajer harus membuat penilaian
yang cukup matang. Investasi dalam pengendalian internal harus dinilai dari
sisi biaya dan manfaat.
Contoh Pengendalian
dalam Transaksi Akuntansi
- Pengendalian internal atas penerimaan kas
Pengendalian internal atas penerimaan kas akan menjamin
bahwa semua penerimaan kas telah dietorkan ke bank dan catatan akuntansi
perusahaan telah benar. Setiap sumber penerimaan kas memerlukan pengukuran
keamanan untuk menyajikan pengendalian atas penerimaan kas.
- Pengendalian internal atas pengeluaran kas
Pengeluaran kas sama pentingnya dengan penerimaan kas,
karena besarnya jumlah yang akan dikeluarkan oleh perusahaan menentukan sumber
dan jumlah kas yang diterima. Contohnya :
Ø Pengendalian atas pembayaran
dengan cek
Ø Pengendalian terhadap
pembelian
Ø Pengendalian
persetujuan pembayaran
- Pengendalian internal atas pengeluaran kas
kecil
Perusahaan biasanya menyimpan sejumlah kecil uang kas
ditangan untuk membayar biaya biaya yang berjumlah kecil. Dana ini disebut
sebagai kas kecil.
Misalkan pada tanggal 28 februari
perusahaan memutuskan untuk membuka dana kas kecil sebesar Rp. 200.000;.
Bendahara kas kecil akan menguangkan cek dan menyimpannya di dalam kotak uang
kas, kotak penyimpanan, atau lainnya. Bendahara kas kecil diberi tugas
mempertanggung jawabkan pengendalian dana tersebut. Pencatatan untuk pembukaan
dana kas kecil adalah sebagai berikut :
Feb. 28 Kas
Kecil……………………………. Rp. 200.000;
Kas
di bank…………………………….Rp. 200.000;
(
membuka dana kas kecil )
Dalam contoh diatas, mempertahankan
nilai akun kas kecil pada jumlah tersebut didukung dengan dana yang ada adalah
ciri-ciri dari sistem dana tetap ( imprest fund system ) . Sistem pengendalian
dari suatu sistem dana tetap adalah bahwa sistem itu dengan jelas menunjukkan
jumlah yang ada dibawah tanggung jawab bendahara.
Pertimbangan Etis Dalam Bisnis
Pertimbangan etis dapat dibantu oleh suatau proses yang
mengidentifikasikan masalah etika, mencari alternative tindakan,
mengidentifikasikan orang orang yang terlibat, dan menilai semua kemungkinan
yang dapat terjadi.
